Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerrechtliche Beratung dar. Für eine verbindliche Einschätzung deiner persönlichen Situation wende dich an eine Steuerberatung oder dein zuständiges Finanzamt.
Jede Kindertagespflegeperson muss sich bei der Steuererklärung entscheiden: Betriebskostenpauschale oder Einzelnachweis? Die Pauschale ist bequem, der Einzelnachweis kann sich aber lohnen. Wann welche Methode die bessere Wahl ist, hängt von deiner konkreten Situation ab. Dieser Artikel rechnet es durch.
Die Betriebskostenpauschale im Überblick
Seit 2023 beträgt die Betriebskostenpauschale (BKP) 400 Euro pro Kind und Monat bei Vollzeitbetreuung mit 40 Wochenstunden. Bei weniger Stunden wird anteilig gekürzt: Ein Kind mit 20 Wochenstunden ergibt 200 Euro pro Monat. Die Rechtsgrundlage ist das BMF-Schreiben vom 6. April 2023 (Az. IV C 6 - S 2246/19/10004 :004).
Die Pauschale deckt alle Betriebskosten pauschal ab: Miete anteilig, Nebenkosten, Spielzeug, Bastelmaterial, Verpflegung, Versicherungen, Fachliteratur, Fahrtkosten, Kommunikation. Ein Einzelnachweis dieser Posten entfällt. In der EÜR brauchst du nur zwei Zeilen: Einnahmen und Pauschale.
Wichtige Einschränkung: Die BKP darf deine Einnahmen nicht übersteigen. Ein steuerlicher Verlust ist mit der Pauschale nicht möglich. Außerdem gilt die Pauschale nicht, wenn du in den Räumen der Eltern betreust oder die Kommune dir kostenfreie Räume stellt. In diesen Fällen ist nur der Einzelnachweis zulässig.
Einzelnachweis: Was du absetzen kannst
Beim Einzelnachweis setzt du deine tatsächlichen Betriebsausgaben einzeln an. Das erfordert mehr Aufwand, kann aber steuerlich günstiger sein. Absetzbar sind unter anderem:
- Miete anteilig: Fläche des Betreuungsraums im Verhältnis zur Gesamtwohnung. Bei 30 qm Betreuungsfläche und 100 qm Wohnung sind das 30 Prozent der Kaltmiete
- Nebenkosten anteilig: Strom, Wasser, Heizung nach dem gleichen Schlüssel
- Nahrungsmittel: Alle Lebensmittel für die betreuten Kinder
- Ausstattung: Möbel, Spielzeug, Kinderwagen, Hochstühle (über 800 Euro netto: Abschreibung über Nutzungsdauer)
- Verbrauchsmaterial: Bastelbedarf, Windeln, Hygieneartikel
- Versicherungen: Berufs- und Betriebshaftpflicht
- Fortbildung: Kursgebühren und Fahrtkosten
- Kommunikation: Telefon und Internet, geschäftlicher Anteil
Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Alle Belege und Quittungen müssen gesammelt und 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei gemischten Kosten (privat und geschäftlich) brauchst du eine nachvollziehbare Aufteilung. Das Finanzamt kann jederzeit die Vorlage verlangen.
Zwei Rechenbeispiele
Beispiel 1: 4 Kinder, je 35 Wochenstunden
Pauschale: 4 Kinder x 350 Euro (anteilig für 35h) = 1.400 Euro pro Monat, also 16.800 Euro im Jahr. Einzelnachweis: Miete anteilig 250 Euro, Nebenkosten 90 Euro, Lebensmittel 350 Euro, Material 80 Euro, Versicherungen 30 Euro, Sonstiges 40 Euro. Summe: 840 Euro pro Monat, 10.080 Euro im Jahr. Die Pauschale ist hier mit 6.720 Euro Differenz klar im Vorteil.
Beispiel 2: 2 Kinder, je 25 Wochenstunden, teure Wohngegend
Pauschale: 2 Kinder x 250 Euro (anteilig für 25h) = 500 Euro pro Monat, 6.000 Euro im Jahr. Einzelnachweis: Miete anteilig 375 Euro (25 qm von 80 qm, 1.200 Euro Kaltmiete), Nebenkosten 120 Euro, Lebensmittel 200 Euro, Material 80 Euro, Versicherungen und Sonstiges 50 Euro. Summe: 825 Euro pro Monat, 9.900 Euro im Jahr. Hier bringt der Einzelnachweis 3.900 Euro mehr an absetzbaren Kosten.
Die Faustregel: Je mehr Kinder du betreust, desto eher lohnt sich die Pauschale. Je weniger Kinder und je höher deine Mietkosten, desto eher lohnt sich der Einzelnachweis. Große Einmalanschaffungen in einem Jahr (Renovierung, Außenspielgeräte) können den Einzelnachweis zusätzlich begünstigen.
Kannst du zwischen den Methoden wechseln?
Innerhalb eines Kalenderjahres musst du dich für eine Methode entscheiden. Mischen ist nicht erlaubt. Du kannst also nicht die Pauschale nehmen und zusätzlich eine große Anschaffung einzeln absetzen.
Von Jahr zu Jahr ist ein Wechsel aber problemlos möglich. Das BMF-Schreiben erlaubt das ausdrücklich. Die beste Strategie: Sammle das ganze Jahr über konsequent alle Belege. Am Jahresende rechnest du beide Varianten durch und wählst die günstigere. So hältst du dir beide Optionen offen, ohne zusätzlichen Aufwand.
Häufige Irrtümer
- "Die Pauschale beträgt 300 Euro." Veraltet. Seit 2023 sind es 400 Euro bei 40 Wochenstunden. Viele ältere Quellen nennen noch den alten Betrag
- "Ich kann Pauschale und Einzelkosten kombinieren." Nein. Es ist entweder die eine oder die andere Methode, keine Mischform
- "Mit der Pauschale kann ich Verluste geltend machen." Nein. Die Pauschale ist auf die Höhe der Einnahmen gedeckelt. Verluste sind nur beim Einzelnachweis möglich
- "Anschaffungen kann ich sofort komplett absetzen." Nur bis 800 Euro netto. Darüber muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden
- "Wenn die Kommune Räume stellt, kann ich trotzdem die Pauschale nehmen." Nein. Bei kostenfreien Räumen von der Kommune ist nur der Einzelnachweis zulässig
Fazit
Für die meisten Kindertagespflegepersonen mit drei oder mehr Kindern ist die Betriebskostenpauschale die einfachere und oft auch steuerlich bessere Wahl. Wer weniger Kinder betreut, in einer teuren Wohngegend lebt oder in einem Jahr große Anschaffungen plant, sollte den Einzelnachweis durchrechnen. Das Schöne: Du musst dich nicht dauerhaft festlegen. Belege sammeln, am Jahresende vergleichen, die bessere Variante wählen. Wer sich bei der Berechnung unsicher ist, findet in unserem Artikel zur EÜR eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
