Am Jahresende kennt ihr das vielleicht: ein Schuhkarton voller Quittungen, ein Kontoauszug, auf dem sich Windeleinkauf und Wocheneinkauf mischen, und die leise Ahnung, dass das Finanzamt es genauer wissen möchte. Buchhaltung klingt nach einem Wort für große Firmen und teure Steuerberater. In der Kindertagespflege ist sie viel näher an eurem Alltag, und mit ein wenig System schnell kein Grund mehr zur Sorge.
Als selbständige Tagesmutter oder selbständiger Tagesvater erzielt ihr Einkünfte aus selbständiger Arbeit. Das heißt: Ihr müsst eure Einnahmen und Ausgaben festhalten und einmal im Jahr gegenüber dem Finanzamt abrechnen. Die gute Nachricht steckt gleich am Anfang: Ihr braucht dafür keine doppelte Buchführung und keine Bilanz. Für euch reicht die einfachste Form, die es gibt.
Warum Buchhaltung zu eurer Arbeit gehört
Sobald ihr Geld für die Betreuung von Kindern bekommt, seid ihr steuerlich selbständig tätig, auch wenn das Jugendamt die laufende Geldleistung zahlt. Damit verbunden ist die Pflicht, eure Finanzen nachvollziehbar aufzuzeichnen. Das ist kein Misstrauen euch gegenüber, sondern die Grundlage dafür, dass am Ende nur das versteuert wird, was wirklich übrig bleibt.
Und genau darin liegt euer Vorteil. Jede Ausgabe, die ihr sauber festhaltet, senkt euren Gewinn und damit die Steuer. Wer schludert, zahlt am Ende oft mehr, als nötig wäre. Buchhaltung ist also weniger Kontrolle als vielmehr euer eigenes Werkzeug, den Überblick zu behalten.
Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz erklärt
Die Form, in der ihr abrechnet, heißt Einnahmenüberschussrechnung, oft abgekürzt als EÜR. Dahinter steckt eine ganz einfache Idee: Ihr stellt eure Einnahmen euren Ausgaben gegenüber, und was übrig bleibt, ist euer Gewinn. Mehr ist es im Kern nicht.
Zu den Einnahmen zählt vor allem die laufende Geldleistung des Jugendamts, dazu Zahlungen von Eltern und mögliche Zuschüsse. Zu den Ausgaben gehört alles, was ihr für die Betreuung braucht: Verpflegung, Spielzeug, Bastelmaterial, ein Teil der Miete und der Nebenkosten, Fortbildungen, Versicherungen, Fahrtkosten. Am Jahresende tragt ihr die Summen in die Anlage EÜR eurer Steuererklärung ein. Wie das Schritt für Schritt läuft, zeigt euch unsere Anleitung zur Steuererklärung.
Privates und Betriebliches sauber trennen
Der größte Zeitfresser in der Buchhaltung ist ein einziges Konto, über das alles läuft. Wenn eure Einkäufe für die Tagespflege auf demselben Auszug stehen wie der Familienurlaub, müsst ihr am Jahresende jede Zeile einzeln sortieren. Das kostet Nerven und führt leicht zu Fehlern.
Deshalb lohnt sich ein eigenes Konto nur für die Tagespflege. Alle beruflichen Einnahmen und Ausgaben laufen dort, privat bleibt privat. Ihr müsst dafür kein teures Geschäftskonto eröffnen, wichtig ist nur die klare Trennung. Worauf ihr bei der Wahl achten solltet, haben wir im Beitrag zum Geschäftskonto in der Tagespflege zusammengetragen.
Belege sammeln, ohne im Schuhkarton zu versinken
Für jede Ausgabe, die ihr absetzen wollt, braucht ihr einen Beleg. Ohne Quittung erkennt das Finanzamt die Kosten im Zweifel nicht an. Der klassische Schuhkarton funktioniert, macht aber im Januar viel Arbeit, wenn ihr Hunderte Zettel sortiert.
Ein paar Gewohnheiten nehmen euch diese Arbeit ab:
- Sammelt sofort, nicht später. Jeder Kassenzettel wandert direkt in eine feste Ablage, digital oder analog. Was am selben Tag abgelegt wird, geht nicht verloren.
- Fotografiert Papierbelege. Thermopapier verblasst nach Monaten. Ein Foto oder Scan bleibt lesbar, und das genügt dem Finanzamt in der Regel.
- Schreibt bei größeren Posten kurz dazu, wofür. Ein Vermerk wie „Bastelmaterial Herbstprojekt" spart euch die Grübelei ein Jahr später.
- Legt monatlich zehn Minuten fest. Wer einmal im Monat kurz sortiert, sitzt am Jahresende nicht tagelang.
Pauschale oder Einzelnachweis
Für eure Betriebsausgaben gibt es zwei Wege. Entweder ihr weist eure tatsächlichen Kosten einzeln mit Belegen nach, oder ihr setzt je betreutem Kind eine Betriebsausgabenpauschale an, ohne jeden Bon aufzuheben. Für viele Tagespflegepersonen ist die Pauschale der bequemere Weg, aber nicht immer der günstigste.
Welcher Weg für euch mehr herausholt, hängt davon ab, wie hoch eure echten Ausgaben sind, etwa wenn ihr Räume anmietet oder umbaut. In dem Fall kann der Einzelnachweis deutlich mehr sparen. Die aktuelle Höhe der Pauschale und die genaue Rechnung findet ihr im Beitrag Betriebskostenpauschale oder Einzelnachweis. Ein Tipp vorab: Auch wenn ihr die Pauschale nutzt, lohnt es sich, ein Jahr lang die echten Kosten mitzuzählen. Dann wisst ihr, welcher Weg sich für euch wirklich rechnet.
Braucht ihr eine Buchhaltungssoftware
Muss es gleich eine Buchhaltungssoftware sein? Ehrlich gesagt: für den Anfang nicht. Wer wenige Kinder betreut, kommt mit einer sauber geführten Tabelle und einer geordneten Belegablage gut zurecht. Eine große Steuersoftware ist für die einfache EÜR oft überdimensioniert.
Interessant wird eine digitale Lösung, sobald mehrere Dinge zusammenkommen: mehrere Kinder, wechselnde Betreuungszeiten, Verpflegungsgeld und schwankende Einnahmen. Dann hilft ein System, das eure Betreuungsdaten und eure Finanzen an einer Stelle führt. Wenn Anwesenheiten, Verträge und Zahlungen ohnehin schon digital erfasst sind, entsteht die Grundlage für die EÜR fast nebenbei, statt am Jahresende neu zusammengesucht zu werden. Genau dafür ist KTP Digital gedacht, ohne den Anspruch, ein Ersatz für die Steuererklärung zu sein.
Was ihr dabei nicht vergessen dürft: Von eurem Gewinn wollen später Steuer und Sozialabgaben bezahlt werden. Legt deshalb von Anfang an einen Teil zur Seite. Wie viel sinnvoll ist, lest ihr im Beitrag zu den Rücklagen in der Tagespflege.
Mit System verliert die Buchhaltung ihren Schrecken
Buchhaltung in der Kindertagespflege ist kein Hexenwerk. Ihr braucht keine doppelte Buchführung, keinen Bilanzbuchhalter und keinen teuren Kurs. Ihr braucht ein getrenntes Konto, eine verlässliche Belegablage und einmal im Monat ein paar Minuten Ordnung.
Wer diese drei Dinge früh einführt, sitzt am Jahresende nicht mehr vor dem Schuhkarton, sondern hat die Zahlen längst beisammen. Und das Beste daran: Die Zeit, die ihr euch so spart, gehört wieder den Kindern, für die ihr diese Arbeit überhaupt macht.
