Der Brief vom Jugendamt liegt auf dem Küchentisch: Eure Pflegeerlaubnis läuft in drei Monaten ab, bitte reicht den Folgeantrag mit allen Unterlagen ein. Und plötzlich fallen euch Dinge ein, die ihr seit Jahren vor euch herschiebt. Der Erste-Hilfe-Kurs, der eigentlich schon wieder fällig war. Die Fortbildungsbescheinigungen, von denen ihr wisst, dass sie irgendwo in einem Ordner stecken. Das Führungszeugnis, das eure Partnerin oder euer Partner auch braucht.
Die Verlängerung ist keine Prüfung, ob ihr euren Beruf noch könnt. Sie ist eine wiederkehrende Bestandsaufnahme, und mit etwas Vorlauf lässt sie sich entspannt abwickeln. Hier steht, was auf euch zukommt und wie ihr die nächsten fünf Jahre so organisiert, dass der Brief euch beim nächsten Mal nicht mehr überrascht.
Fünf Jahre, dann schaut das Jugendamt neu hin
Die Grundlage steht in § 43 SGB VIII. Wer Kinder außerhalb des Elternhaushalts mehr als 15 Stunden in der Woche, gegen Entgelt und länger als drei Monate betreut, braucht die Erlaubnis des Jugendamts. Absatz 3 sagt dann den Satz, um den es hier geht: Die Erlaubnis ist auf fünf Jahre befristet. Danach ist sie nicht automatisch weg, aber sie muss neu erteilt werden, und dafür prüft das Jugendamt erneut, ob ihr geeignet seid.
Geeignet heißt nach dem Gesetz: Persönlichkeit, Sachkompetenz, Kooperationsbereitschaft mit Eltern und Kolleginnen, kindgerechte Räume, vertiefte Kenntnisse aus einem qualifizierten Lehrgang. Alles Dinge, die ihr bei der ersten Erlaubnis schon nachgewiesen habt. Bei der Verlängerung geht es darum, ob das noch stimmt und ob ihr in den fünf Jahren am Ball geblieben seid. Den ganzen Paragrafen ordnet der Beitrag Was das SGB VIII über Kindertagespflege sagt ein.
Das Nähere regelt das Landesrecht. Deshalb bekommt eure Kollegin im Nachbarlandkreis andere Formulare als ihr. Für alles Folgende gilt darum: Was euer Jugendamt konkret verlangt, steht in eurem Anschreiben oder auf dessen Website. Fragt lieber einmal nach, statt etwas nachzureichen.
Der richtige Zeitpunkt für den Folgeantrag
Viele Jugendämter schreiben euch einige Monate vor Ablauf an, verlassen solltet ihr euch darauf nicht. Das Ablaufdatum steht auf eurer Erlaubnis, und ihr seid selbst dafür verantwortlich, rechtzeitig zu handeln. Die Stadt Mülheim an der Ruhr zum Beispiel verlangt den Folgeantrag mindestens acht Wochen vor Ablauf. Das ist eine Untergrenze, kein Ziel.
Rechnet lieber mit drei bis vier Monaten Vorlauf. Ein erweitertes Führungszeugnis braucht je nach Behörde ein paar Wochen, ein Platz im Erste-Hilfe-Kurs am Kind ist nicht immer nächste Woche frei, und das ärztliche Attest braucht einen Praxistermin zwischen den Betreuungszeiten. Wer im ersten Monat alle Anträge losschickt, hat im zweiten die Papiere beisammen und im dritten Luft für den Hausbesuch.
Diese Unterlagen fragen fast alle Jugendämter ab
Die Liste variiert im Detail, aber ein Kern taucht in fast jedem Folgeantrag auf. Am Beispiel Mülheim an der Ruhr, das seine Anforderungen öffentlich aufführt:
- Erweiterte Führungszeugnisse nach § 30a BZRG, und zwar von allen Personen über 18 Jahren, die in eurem Haushalt leben. Auch der erwachsene Sohn, der noch zu Hause wohnt, braucht eines. Die Vorlage darf nicht älter sein, als euer Jugendamt zulässt, meist drei Monate.
- Ärztliche Atteste über die gesundheitliche Eignung, ebenfalls für alle erwachsenen Haushaltsmitglieder. Manche Ämter fragen dabei auch die Masernimmunität ab.
- Erste Hilfe am Kind, nicht älter als zwei Jahre. Das ist der Klassiker unter den vergessenen Nachweisen, weil zwei Jahre schnell rum sind und der Kurs nicht mit dem Fünf-Jahres-Rhythmus der Erlaubnis zusammenfällt.
- Fortbildungsnachweise aus den letzten fünf Jahren. In Mülheim sind das mindestens 12 Stunden pro Jahr, also 60 Unterrichtsstunden im Erlaubniszeitraum. Andere Jugendämter setzen andere Zahlen an, die Größenordnung ist ähnlich.
- Eure pädagogische Konzeption, falls sie noch nicht vorliegt oder sich geändert hat.
- Der Antrag selbst, meist ein Formular des Jugendamts mit Angaben zu Räumen, Haushaltsmitgliedern, Haustieren, Betreuungszeiten und Kinderzahl.
Dazu kommen Nachweise für Sonderfälle: die Infektionsschutzbelehrung, wenn ihr im Verbund oder in einer Großtagespflegestelle arbeitet, ein Sachkundenachweis, wenn ein Hund im Haushalt lebt. Legt die Liste eures Jugendamts daneben und hakt ab. Fehlt ein Punkt, ist das der, mit dem ihr anfangt.
Der Hausbesuch ist Routine
Vor der Verlängerung kommt in der Regel jemand vom Jugendamt vorbei. Viele von euch kennen den Termin noch von der ersten Erlaubnis und erinnern sich an ein mulmiges Gefühl. Beim zweiten Mal dürft ihr entspannter sein: Die Fachberatung schaut, ob die Räume noch kindgerecht und sicher sind, ob sich etwas Wesentliches verändert hat und wie eure Konzeption im Alltag aussieht.
Verändert hat sich in fünf Jahren fast immer etwas. Ein Umbau, ein neuer Spielbereich im Garten, ein Haustier, ein neues Haushaltsmitglied. Wichtig zu wissen: Solche Ereignisse müsst ihr dem Jugendamt ohnehin mitteilen, das steht in § 43 Abs. 3 SGB VIII. Wer das unterwegs gemacht hat, erlebt beim Hausbesuch keine Überraschungen. Und wer sauber dokumentiert, hat für die meisten Fragen ohnehin etwas in der Hand. Die Grundlagen dazu stehen im Beitrag zur Dokumentationspflicht in der Kindertagespflege.
Nutzt den Termin auch andersherum. Nach § 43 Abs. 4 habt ihr Anspruch auf Beratung in allen Fragen der Kindertagespflege. Kinderschutzkonzept, Vertretungsregelung, eine Fortbildung, die ihr sucht: Das ist ein guter Moment, es anzusprechen.
Nachweise laufend sammeln statt im fünften Jahr suchen
Der Stress bei der Verlängerung entsteht selten durch das Jugendamt. Er entsteht, weil fünf Jahre Papier zusammengesucht werden müssen. Drei Gewohnheiten direkt nach der Erteilung stellen das ab.
- Ein Ordner oder ein digitaler Ablageort nur für Nachweise. Jede Fortbildungsbescheinigung wandert am Tag des Kurses dorthin, mit Datum und Stundenzahl. Am Ende der fünf Jahre müsst ihr nichts mehr suchen, nur noch zusammenzählen.
- Feste Termine im Kalender. Erste Hilfe am Kind alle zwei Jahre, Ablauf der Pflegeerlaubnis mit vier Monaten Vorlauf. Wer beides einträgt, bekommt die Erinnerung, bevor der Brief kommt. In KTP Digital gibt es dafür im Profil den Bereich Nachweise und Fristen: Erste-Hilfe-Datum und Ausstellungsdatum der Pflegeerlaubnis eintragen, die App erinnert rechtzeitig und zeigt die Fälligkeiten auf dem Dashboard.
- Ein kurzer Jahrescheck. Einmal im Jahr, zum Beispiel in den Sommerferien: Fortbildungsstunden zählen, Konzeption durchlesen, prüfen, ob sich im Haushalt etwas geändert hat, was das Jugendamt wissen sollte.
Bei den Fortbildungen zählt der Rhythmus. Wer 60 Stunden in fünf Jahren braucht und im vierten Jahr bei 20 steht, löst das nicht mehr mit einem Wochenendkurs. Wer jedes Jahr zwei oder drei Angebote mitnimmt, liegt am Ende ohne Anstrengung darüber. Und der regelmäßige Austausch mit anderen tut auch der Selbstfürsorge gut.
Wenn es trotzdem knapp wird
Es passiert. Krankheit, Familie, ein Umzug, und plötzlich sind es noch fünf Wochen bis zum Ablauf und das Führungszeugnis ist nicht da. Der eine Fehler, den ihr dann vermeiden solltet: abwarten und hoffen. Ruft beim Jugendamt an, schildert den Stand, reicht ein, was ihr habt, und nennt für den Rest ein Datum.
Die Erlaubnis ist die Grundlage für alles andere: die laufende Geldleistung, die Betreuungsverträge, den Versicherungsschutz. Dem Jugendamt ist daran gelegen, dass eine Verlängerung nicht an einem verspäteten Formular scheitert. Helfen kann es aber nur, wenn es Bescheid weiß.
Die Verlängerung ist eine Bilanz eurer Arbeit
Fünf Jahre Kindertagespflege sind eine Menge. Kinder, die bei euch laufen gelernt haben und heute in der Schule sitzen. Eltern, die euch am Anfang misstrauisch musterten und zum Abschied umarmt haben. Fortbildungen, nach denen ihr Dinge anders gemacht habt. Der Folgeantrag legt all das einmal auf einen Stapel.
Wer die Nachweise nebenbei sammelt und die Fristen im Blick hat, füllt am Ende ein Formular aus, gibt einen Ordner ab und öffnet der Fachberatung die Tür. Mehr ist es dann nicht. Und wer die erste Erlaubnis noch vor sich hat, findet den Weg dorthin im Beitrag Kindertagespflege starten. Die Gewohnheiten von oben lohnen sich vom ersten Tag an.
