Steuererklärung als Tagesmutter: EÜR einfach erklärt
Steuern sind für viele Kindertagespflegepersonen ein Thema, das Unsicherheit auslöst. Als nach QHB qualifizierte Tagespflegeperson kenne ich das aus meiner eigenen Praxis: In der Qualifizierung lernt man zwar die pädagogischen Grundlagen, aber die steuerliche Seite kommt oft zu kurz. Dabei ist die Steuererklärung als Tagesmutter oder Tagesvater gar nicht so kompliziert, wenn man die Grundlagen kennt.
Selbstständig, nicht angestellt
In der Qualifizierung wird es klar vermittelt: Kindertagespflegepersonen sind in der Regel selbstständig tätig. Das bedeutet, dass du deine Einnahmen beim Finanzamt angeben musst. Du bist freiberuflich im Sinne des Einkommensteuergesetzes. Eine Gewerbeanmeldung ist nicht nötig, und die Gewerbesteuer entfällt.
Trotzdem bist du verpflichtet, jährlich eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Die zentrale Anlage dafür ist die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) zusammen mit der Einnahmenüberschussrechnung.
Was ist eine EÜR?
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Das Prinzip: Du stellst deine Einnahmen deinen Ausgaben gegenüber. Die Differenz ist dein Gewinn, auf den du Steuern zahlst.
Als Tagespflegeperson musst du keine doppelte Buchführung machen und keinen Jahresabschluss erstellen. Die EÜR reicht völlig aus. Das Formular heißt offiziell "Anlage EÜR" und wird zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung elektronisch über ELSTER eingereicht.
Die Betriebskostenpauschale
Die Betriebskostenpauschale (BKP) ist die wichtigste Vereinfachung für Tagespflegepersonen. Statt jede einzelne Ausgabe nachzuweisen, kannst du eine Pauschale von 400 Euro pro Kind und Monat (bei 40 Stunden Betreuung pro Woche) ansetzen. Bei weniger Stunden wird anteilig gerechnet.
Das bedeutet: Wenn du drei Kinder jeweils 40 Stunden pro Woche betreust, kannst du monatlich 1.200 Euro pauschal als Betriebsausgaben geltend machen. Damit sind Miete, Strom, Spielzeug, Bastelmaterial, Reinigungsmittel und Verpflegung abgedeckt.
Wichtig: Du musst dich entscheiden. Entweder nutzt du die Pauschale oder du rechnest deine tatsächlichen Ausgaben ab. Ein Mix ist nicht möglich. Für die meisten Tagespflegepersonen ist die Pauschale der einfachere und oft auch günstigere Weg.
Welche Einnahmen zählen?
Zu deinen steuerpflichtigen Einnahmen gehören die laufenden Geldleistungen des Jugendamts (der Stundensatz pro Kind) sowie die Sachkostenzuschüsse. Auch Essensgeld, das Eltern direkt an dich zahlen, zählt als Einnahme.
Steuerfreie Zuschüsse, etwa der Erstattungsbetrag für die Unfallversicherung oder Zuschüsse zur Altersvorsorge, musst du in der Steuererklärung zwar angeben, sie werden aber nicht besteuert. In der Qualifizierung haben wir gelernt, diese sauber zu trennen, weil das Finanzamt hier genau hinschaut.
Welche Ausgaben sind absetzbar?
Falls du dich gegen die Pauschale und für den Einzelnachweis entscheidest, kannst du unter anderem folgende Kosten ansetzen:
- Raumkosten: Anteilige Miete oder Gebäudekosten für die genutzten Räume
- Verpflegung: Lebensmittel für die betreuten Kinder
- Ausstattung: Möbel, Spielzeug, Bastelmaterial, Bücher
- Fortbildung: Kursgebühren, Fachliteratur, Erste-Hilfe-Kurse
- Versicherungen: Berufshaftpflicht, ggf. anteilige Hausratversicherung
- Fahrtkosten: Fahrten zu Fortbildungen, zum Jugendamt oder zu Elterngesprächen
Für jeden dieser Posten brauchst du Belege. Das Finanzamt kann Nachweise verlangen, und ohne Quittung wird es schwierig.
Den Überblick behalten
Die größte Herausforderung ist nicht die Steuererklärung selbst, sondern das laufende Jahr: Einnahmen dokumentieren, Belege sammeln, den Überblick über Zuschüsse und Betriebskosten behalten. Wer erst im März des Folgejahres anfängt, alles zusammenzusuchen, hat unnötig Stress.
Aus meiner Erfahrung als Tagespflegeperson kann ich sagen: Regelmäßiges Erfassen der Einnahmen und Ausgaben, idealerweise monatlich, spart am Ende enorm viel Zeit. Viele Kolleginnen und Kollegen nutzen dafür mittlerweile digitale Tools statt Papierordner. Was Eltern zur Finanzierung und zu den Kosten der Kindertagespflege wissen sollten, haben wir in einem eigenen Artikel zusammengefasst.
Fazit
Die Steuererklärung als Tagesmutter oder Tagesvater ist kein Hexenwerk. Mit der EÜR und der Betriebskostenpauschale hat der Gesetzgeber bewusst einfache Instrumente geschaffen. Wer seine Einnahmen und Ausgaben laufend im Blick behält, erledigt die Steuererklärung ohne großen Aufwand. Und im Zweifel lohnt sich der Gang zur Steuerberatung, besonders im ersten Jahr der Selbstständigkeit.
