Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine steuerrechtliche Beratung dar. Für eine verbindliche Einschätzung deiner persönlichen Situation wende dich an eine Steuerberatung oder dein zuständiges Finanzamt.
Viele Kindertagespflegepersonen erhalten von den Eltern ein monatliches Verpflegungsgeld. Damit werden Frühstück, Mittagessen und Snacks für die Kinder finanziert. Die Logik dahinter klingt einfach: Das Geld kommt rein, wird vollständig für Lebensmittel ausgegeben, am Ende bleibt nichts übrig. Trotzdem muss es in der Steuererklärung als Einnahme auftauchen. Warum das so ist und was die Betriebskostenpauschale damit zu tun hat, erklärt dieser Artikel.
Was ist Verpflegungsgeld
Verpflegungsgeld ist ein Betrag, den Eltern zusätzlich zum Betreuungsentgelt an die Kindertagespflegeperson zahlen. Die Höhe variiert je nach Region und Vereinbarung, liegt aber in der Regel zwischen 2 und 4 Euro pro Kind und Betreuungstag. Das Geld deckt die Kosten für Mahlzeiten und Getränke während der Betreuungszeit ab.
Nicht jede Kindertagespflegeperson erhebt Verpflegungsgeld. Manche verzichten darauf und tragen die Kosten selbst, andere rechnen die Verpflegung direkt über den Betreuungsstundensatz ab. Dieser Artikel betrifft ausschließlich die Fälle, in denen tatsächlich ein separates Verpflegungsgeld von den Eltern gezahlt wird.
Verpflegungsgeld ist eine Betriebseinnahme
Auch wenn das Verpflegungsgeld zweckgebunden für die Ernährung der Kinder gedacht ist: Steuerlich handelt es sich um eine Betriebseinnahme. Das Geld fließt dir als Kindertagespflegeperson zu, du entscheidest über die Verwendung, und du trägst das wirtschaftliche Risiko. Damit erfüllt es alle Kriterien einer Einnahme aus selbstständiger Tätigkeit.
In der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) gehört das Verpflegungsgeld deshalb in die Einnahmen. Und zwar unabhängig davon, ob du am Ende des Monats etwas davon übrig behältst oder nicht. Selbst wenn du jeden Cent, den du von den Eltern bekommst, wieder für Lebensmittel ausgibst und rechnerisch bei null landest, bleibt die Pflicht zur Erfassung bestehen.
Die Rolle der Betriebskostenpauschale
Der Knackpunkt liegt in der Betriebskostenpauschale. Die meisten Kindertagespflegepersonen nutzen diese Pauschale, um ihre Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Sie beträgt 400 Euro pro Kind und Monat (bei Vollzeitbetreuung mit 40 Wochenstunden) und deckt pauschal alle Kosten ab, die im Rahmen der Kindertagespflege anfallen: Miete, Strom, Spielzeug, Bastelmaterial, Reinigungsmittel. Und eben auch die Verpflegung.
Das bedeutet: Die Betriebskostenpauschale rechnet die Kosten für die Verpflegung der Kinder bereits mit ein. Du musst (und darfst) diese Ausgaben nicht noch einmal separat als Betriebsausgabe ansetzen. Die Pauschale ersetzt den Einzelnachweis. Du bekommst sie, du gibst sie aus, aber du kannst die einzelnen Posten nicht zusätzlich abziehen.
Warum du es trotzdem angeben musst
Hier liegt der Punkt, der viele irritiert. Das Verpflegungsgeld geht komplett für seinen Zweck drauf. Es gibt keinen Gewinn. Trotzdem steht es in der EÜR als Einnahme.
Der Grund: Wer die Betriebskostenpauschale nutzt, kann die tatsächlichen Ausgaben nicht gegenrechnen. Die Pauschale ist ein Gesamtbetrag, der alle Betriebskosten abdeckt. Du kannst nicht sagen: "Die 300 Euro Verpflegungsgeld habe ich vollständig für Essen ausgegeben, also ziehe ich sie von den Einnahmen ab." Denn genau dafür ist die Pauschale da. Sie ersetzt den Einzelnachweis deiner Ausgaben. Und damit entfällt auch die Möglichkeit, das Verpflegungsgeld gegen die tatsächlichen Lebensmittelkosten zu verrechnen.
In der EÜR sieht das dann so aus: Das Verpflegungsgeld erscheint auf der Einnahmenseite. Die Betriebskostenpauschale erscheint auf der Ausgabenseite. Eine separate Gegenrechnung der Verpflegungskosten gibt es nicht. Das ergibt rechnerisch einen höheren Gewinn, als du tatsächlich erzielt hast, weil die Pauschale die Verpflegungskosten bereits enthält, aber eben nur pauschal und nicht in exakt der Höhe des erhaltenen Verpflegungsgelds.
Wen das betrifft
Diese Regel gilt nur unter zwei Voraussetzungen:
- Du nutzt die Betriebskostenpauschale. Wer stattdessen die tatsächlichen Betriebsausgaben einzeln nachweist, kann die Lebensmittelkosten als separate Ausgabe ansetzen. In dem Fall lässt sich das Verpflegungsgeld direkt gegenrechnen.
- Du erhältst Verpflegungsgeld von den Eltern. Wer kein separates Verpflegungsgeld erhebt, hat hier keinen Handlungsbedarf. Die Verpflegungskosten sind dann einfach ein Teil der allgemeinen Betriebskosten, die durch die Pauschale abgedeckt werden.
Für alle, die beide Voraussetzungen erfüllen, führt an der Angabe als Einnahme kein Weg vorbei. Das Finanzamt erwartet die vollständige Erfassung aller Betriebseinnahmen, unabhängig davon, ob am Ende ein Gewinn steht oder nicht.
Auch Barzahlungen sind Einnahmen
Ein verbreiteter Irrtum: Manche Kindertagespflegepersonen gehen davon aus, dass nur überwiesenes Verpflegungsgeld als Einnahme zählt. Das ist falsch. Steuerlich ist es völlig unerheblich, ob die Eltern das Geld per Überweisung auf dein Konto zahlen oder dir den Betrag bar in die Hand drücken. Eine Betriebseinnahme liegt vor, sobald dir das Geld zufließt. Die Form des Zahlungswegs spielt keine Rolle.
Auch Barzahlungen müssen in der EÜR erfasst werden. Am besten dokumentierst du jede Barzahlung mit Datum, Betrag und Name des Kindes. So hast du im Fall einer Rückfrage durch das Finanzamt einen sauberen Nachweis. Ob du dafür eine einfache Liste führst oder eine App wie KTP Digital nutzt, bleibt dir überlassen. Wichtig ist nur, dass nichts unter den Tisch fällt.
Fazit
Verpflegungsgeld ist eine Betriebseinnahme. Auch wenn es sich nicht so anfühlt, weil das Geld direkt wieder für Lebensmittel ausgegeben wird. Wer die Betriebskostenpauschale nutzt, kann die Verpflegungskosten nicht separat absetzen, weil die Pauschale diese bereits enthält. Das Verpflegungsgeld muss deshalb in der EÜR als Einnahme erscheinen. Wer sich unsicher ist, wie die eigene Steuererklärung aussehen sollte, findet in unserem Artikel zur EÜR eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
