Hilfe & FAQ

Gehe zu "Verträge" und tippe auf das Plus-Symbol (+) oben rechts. Gib Name, Geburtsdatum, Betreuungszeiten und Stundensatz ein. Eltern und Notfallkontakte kannst du anschließend im Kind-Detail hinzufügen.

Gehe zu "Zeiten" und wähle ein Datum. Tippe auf ein Kind, um dessen Status zu ändern: Anwesend, Abwesend, Krank, Urlaub, Feiertag, Geschlossen oder Kein Betreuungstag. Bei "Anwesend" kannst du die tatsächliche Ankunfts- und Abholzeit erfassen. Feiertage werden automatisch anhand deines Bundeslandes erkannt.

Im "Planer" kannst du Mahlzeiten, Aktivitäten und Notizen für jeden Tag hinzufügen. Geburtstage der Kinder werden automatisch angezeigt. Du kannst den Wochenplan als PDF exportieren oder als ICS-Datei in deinen Kalender importieren.

Im Profil unter "Abwesenheiten" kannst du eigene Abwesenheiten erfassen (Urlaub, Krank, Fortbildung, Sonstiges). Die Anwesenheit aller Kinder wird automatisch auf "Geschlossen" gesetzt. Fortbildung und Feiertage werden immer bezahlt, Urlaub und Krankheit zählen gegen dein jährliches Limit bezahlter Abwesenheitstage.

Für jeden Vertrag kannst du die Betreuungszeiten pro Wochentag individuell festlegen (z.B. Mo-Do 08:00-15:00, Fr 08:00-12:00). Die Wochenstunden werden automatisch berechnet. Änderungen werden mit Datum gespeichert, sodass eine lückenlose Historie entsteht.

Der Stundensatz ist dein Betreuungsentgelt pro Stunde. Er wird pro Vertrag hinterlegt und kann sich über die Vertragslaufzeit ändern (Änderungshistorie). Die monatlichen Einnahmen berechnen sich automatisch: Wochenstunden × Stundensatz × 4,35 (Wochenfaktor).

Kinder ohne aktiven Vertrag erscheinen auf der Warteliste. In der kostenlosen Version ist 1 Wartelistenplatz verfügbar, mit Pro unbegrenzt.

Einnahmen werden pro Vertrag nach der KTPP-Formel berechnet: Wochenstunden × Stundensatz × 4,35 (Wochenfaktor), aufgeteilt auf die Betreuungstage im Monat. Im Einnahmen-Tab siehst du die Aufschlüsselung pro Kind: Betreuungsentgelt, Verpflegungspauschale und Förderungen separat.

Die Verpflegungspauschale ist ein monatlicher Pauschalbetrag pro Kind für Essen und Getränke. Du kannst sie pro Vertrag konfigurieren (mit Änderungshistorie). Der Standard-Wert für neue Verträge wird im Profil festgelegt.

Die BKP wird automatisch berechnet: 400 € pro Kind und Monat (anteilig bei weniger als 40 Wochenstunden). Wenn BKP aktiviert ist, ersetzt sie die Einzelausgaben in der EÜR. Im Ausgaben-Tab wird die BKP als berechneter Posten angezeigt.

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist deine jährliche Steuerübersicht. In "Finanzen" kannst du sie als PDF exportieren. Sie enthält alle Einnahmen (mit Trennung steuerfrei/steuerpflichtig), Ausgaben oder BKP, und den Nettogewinn. Steuerfreie Einnahmen (z.B. Krankenversicherungszuschüsse) werden separat ausgewiesen.

Einnahmen können als "steuerfrei" markiert werden (z.B. Zuschüsse zur Krankenversicherung). Daueraufträge können zusätzlich als "nicht absetzbar" markiert werden, um sie von der EÜR auszuschließen. Diese Einstellungen findest du beim Erstellen oder Bearbeiten der jeweiligen Buchung.

Im Planer kannst du über das Export-Symbol (oben rechts) den Wochenplan als PDF exportieren oder teilen. Das PDF enthält Mahlzeiten, Aktivitäten, Notizen und Geburtstage der Kinder.

Im Planer-Export kannst du die aktuelle Woche oder den aktuellen Monat als ICS-Datei exportieren. Auch Kindergeburtstage lassen sich als jährlich wiederkehrende Termine exportieren. Die ICS-Datei kann in Apple Kalender, Google Calendar und Outlook importiert werden.

Wochenplan (Planer), Anwesenheitsliste (Zeiten), Entwicklungsberichte (Entwicklung) und EÜR-Steuerbericht (Finanzen). Alle PDFs können gespeichert oder direkt per E-Mail, Nachrichten oder AirDrop geteilt werden.

Im Bereich "Dateien" kannst du PDFs, Bilder und Office-Dokumente hochladen. Wähle eine Kategorie (z.B. Verträge, Bescheinigungen) und optional ein Kind. Bei der Kategorie "Verträge" kannst du auch einen bestimmten Vertrag zuordnen.

Ja. Im Dateimanager gibt es Kategorie-Chips und darunter Kind-Filter-Chips. Beide Filter sind frei kombinierbar.

Nein. Der JSON-Export in den Einstellungen enthält nur Stammdaten (Kinder, Verträge, Anwesenheit, Finanzen etc.). Hochgeladene Dateien müssen separat heruntergeladen werden.

Entwicklungsberichte dokumentieren die Fortschritte eines Kindes in verschiedenen Bereichen (Motorik, Sprache, Sozialverhalten). Du kannst sie als PDF exportieren und mit Eltern teilen. In der kostenlosen Version sind 2 Berichte pro Kind verfügbar, mit Pro unbegrenzt.

In "Entwicklung" kannst du Gespräche mit Eltern dokumentieren, einschließlich besprochener Themen, Vereinbarungen und nächster Schritte.

Im Bereich "Unfälle" kannst du Vorfälle protokollieren: Was ist passiert, welches Kind war betroffen, welche Maßnahmen wurden ergriffen und ob die Eltern informiert wurden.

Auf iOS und Android werden alle Daten lokal auf deinem Gerät in einer verschlüsselten Datenbank (AES-256) gespeichert und automatisch mit unserem Server in Frankfurt/Deutschland synchronisiert. Die Web-App und macOS-App arbeiten online-only und speichern Daten direkt auf dem Server.

Ja. Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Frankfurt/Deutschland gespeichert. Die App verwendet keine externen Tracking-Dienste und lädt keine Ressourcen von fremden Servern. Du hast volle Kontrolle über deine Daten und kannst sie jederzeit exportieren oder löschen.

In "Einstellungen" kannst du alle Stammdaten als JSON-Datei exportieren. Wenn du eingeloggt bist, werden deine Daten automatisch mit dem Server synchronisiert und sind auf allen Geräten verfügbar.

Deine Daten werden automatisch mit unserem Server in Frankfurt synchronisiert. Änderungen werden zwischen all deinen Geräten (iPhone, iPad, Android, Mac, Web) synchronisiert. Bei Konflikten wird die neueste Änderung bevorzugt.

Auf iOS und Android: Ja! Die App funktioniert vollständig offline und synchronisiert automatisch, sobald du wieder online bist. Die Web-App und macOS-App benötigen eine Internetverbindung, da sie keine lokale Datenbank verwenden.

KTP Digital ist verfügbar für iOS (iPhone/iPad), Android, macOS (Mac App Store) und als Web-App im Browser. Alle Plattformen synchronisieren automatisch miteinander.

Die kostenlose Version umfasst bis zu 5 Verträge, 1 Wartelistenplatz, 25 MB Speicher (max. 10 Dateien) und 2 Entwicklungsberichte pro Kind. Alle anderen Funktionen sind unbeschränkt nutzbar.

Mit Pro (4,99 €/Monat) hast du unbegrenzte Verträge, Wartelistenplätze, 100 MB Speicher (max. 100 Dateien) und unbegrenzte Entwicklungsberichte. Du kannst Pro jederzeit kündigen.